電子帳簿保存法の改正で何が変わった？電子取引データ保存の義務と契約書管理の見直しポイントを弁護士が解説
電子帳簿保存法の改正で何が変わった？電子取引データ保存の義務と契約書管理の見直しポイントを弁護士が解説
「メールで受け取った請求書を印刷して保存しているが大丈夫だろうか」「電子帳簿保存法に対応しなければならないのはわかっているが、何から手をつければよいかわからない」——そのような不安をお持ちの中小企業の経営者・担当者の方も多いのではないでしょうか。
電子帳簿保存法（以下「電帳法」）は2022年の改正以降、段階的に対応が求められてきましたが、2024年1月1日からは「電子取引データ保存」が完全義務化されました。対応が不十分な場合には税務調査で重大な指摘を受けるリスクがあります。本記事では、電帳法の基本から最新の対応ポイントまで、横浜の弁護士がわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法の3つの制度とは
電帳法は大きく以下の3つの制度に分かれています。
| 制度 | 対象 | 任意・義務 |
|---|---|---|
| ①電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で電子的に作成した帳簿・書類 | 任意 |
| ②スキャナ保存 | 紙で受領・作成した取引書類をスキャンして保存 | 任意 |
| ③電子取引データ保存 | メール等で電子的に授受した取引情報 | 義務 |
①と②は「任意」の制度ですが、③の電子取引データ保存は「義務」です。ここを誤解している中小企業が少なくなく、「任意だから後回しにしていた」という話が、実は義務の部分を放置していたというケースが見受けられます。
2024年1月から電子取引データ保存が完全義務化
「電子取引」に該当するのは、電子メールで受け取った請求書・領収書・見積書・発注書、クラウドサービスを通じた請求書の授受、インターネットバンキングの振込確認書、ECサイトの注文確認メールなど、日常的な取引場面に広く及びます。
2023年12月末まで存在していた「宥恕措置」（やむを得ない事情がある場合に紙への印刷保存を認める経過措置）は2023年12月31日をもって終了しています。2024年1月1日以降、電子で受け取った書類はデータのまま所定の要件に従って保存することが原則です。
電子取引データ保存の主な要件——真実性と可視性の確保
電子取引データは、電子帳簿保存法第7条に基づき、以下の要件を満たした形で保存することが必要とされています。
真実性の確保（改ざん防止）
データの改ざんを防ぐため、次のいずれかの措置を講じる必要があります。①タイムスタンプが付与されたデータを受領する、②受領後速やかに（最長2か月と概ね7営業日以内に）タイムスタンプを付与する、③訂正・削除の履歴が自動記録されるクラウドシステムを利用する、④訂正・削除を防止するための事務処理規程を策定して遵守する——の4つです。
中小企業で最もコストをかけずに対応できる方法が「事務処理規程の策定」です。国税庁がひな形を公開していますので、自社の実情に合わせて作成し、担当者に周知することが現実的な第一歩となります。
可視性の確保（検索機能の確保）
税務調査の際に迅速に対応できるよう、取引年月日・取引金額・取引先を条件として検索できることが原則として求められます。ただし、判定期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務職員からのダウンロード要請に応じられる場合には検索機能の確保が不要とされており、多くの中小企業にとって対応が簡略化される特例です。
2026年現在も続く「猶予措置」——適用条件と注意点
完全義務化後も、「相当の理由がある事業者」には猶予措置が設けられています。システム整備の遅れや人手・資金不足などやむを得ない事情がある場合に、所轄税務署長が認めることで適用されます。この猶予措置に現時点（2026年）で法定の終了期限はありませんが、恒久的に認められるものではなく、将来的な完全対応が前提とされています。
「知らなかった」「対応する予定がない」といった理由は「相当の理由」には該当しないと考えられますので、猶予措置に依存せず、計画的に対応を進めることが重要です。
違反した場合のペナルティ——重加算税の割増と青色申告取消リスク
電子取引データの改ざん・隠蔽・故意の破棄などが発覚した場合、通常の重加算税（35%または40%）に加えてさらに10%が上乗せされる可能性があります（電子帳簿保存法第8条第4項）。また、保存要件に重大な不備があり税務署からの是正勧告に従わない場合は、青色申告の承認が取り消されるリスクもあります。青色申告の取消は各種税制優遇を失うことを意味し、中小企業にとって深刻な打撃となります。
契約書管理への影響と実務対応のポイント
電帳法の改正は契約書の管理方法にも影響を与えています。電子契約サービス（クラウドサインやDocuSign等）を通じて締結した契約書は電子取引に該当する可能性があり、電子データとして適切な保存が必要です。取引先からメールで送付される注文書・発注書・納品書等についても同様です。
また、紙で締結した契約書をスキャナ保存する場合は任意制度の要件（カラー保存・タイムスタンプ付与またはシステムによる改ざん防止など）を満たす必要があります。または自社の電子取引を洗い出し、受領書類の種類ごとに保存方法を整理した社内ルールを策定することが実務上の第一歩です。
まとめ——電帳法対応は経営リスク管理の一環として
電子帳簿保存法への対応は「面倒な手続き」ではなく、税務調査リスクを下げ、書類管理を効率化する経営基盤整備の機会と捉えることが大切です。2024年の完全義務化から時間が経過した今も、「印刷して保管しているだけ」という状態では、いつ税務調査の指摘を受けてもおかしくありません。
「自社に何が必要か」「事務処理規程をどう作ればよいか」「電子契約書はどう管理すればよいか」といった個別の疑問は、横浜の弁護士にご相談ください。法律と実務の両面からサポートいたします。
電子帳簿保存法の対応・契約書管理の見直しについてお悩みですか？
タングラム法律事務所では、企業法務（契約書レビュー・労務・法改正対応等）について、中小企業・個人経営の事業者向けに豊富な実績を有しております。電帳法対応や社内規程の整備についても、横浜を拠点として丁寧にサポートいたします。
法律相談の予約はこちら※本記事は一般的な法律情報の提供を目的としており、個別の法律相談ではありません。具体的な案件については弁護士にご相談ください。
