社員が10人になったら就業規則は必須？作成義務の基準・記載事項・届出手順を横浜の弁護士が解説

「アルバイトも含めると従業員が10人を超えそうだけれど、就業規則は必要なの？」「以前に作った就業規則をずっと放置しているが、このままで大丈夫だろうか？」——こうした疑問を抱えている中小企業・個人経営の事業者の方は少なくありません。

就業規則は、労働時間・賃金・懲戒・解雇といった労働条件の基本ルールを定めた書面です。作成しておくことで従業員とのトラブルを予防できるだけでなく、万一のトラブル時に会社を守る重要な根拠書類にもなります。逆に、義務があるにもかかわらず作成・届出を怠っていると、罰則を受けるリスクに加え、解雇や懲戒処分が無効とされるリスクも生じます。

本記事では、就業規則の作成義務が生じる条件、記載が必要な事項、届出の手続き、そして就業規則が未整備のまま放置した場合の具体的なリスクまで、順を追って解説します。

就業規則とは何か——なぜ会社に必要なのか

就業規則とは、使用者（会社・事業主）が職場の労働条件やルールを文書化したものです。労働基準法第89条は、「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」と定めており、一定規模以上の事業者には作成と届出が義務付けられています。

就業規則が持つ法的な意義は大きく二点あります。一点目は「労働契約の内容の補充」です。個別の雇用契約書に定めがない事項については、就業規則の内容が労働契約の一部を構成すると解されています（労働契約法第7条）。二点目は「最低基準の設定」です。就業規則に定めた基準を下回る労働条件は無効とみなされます（労働契約法第12条）。

つまり就業規則は、会社と従業員の両方にとって労働条件の基本ルールブックとなるものです。これが未整備のままでは、紛争が生じたときに「そんな約束はしていない」「会社の言い分は知らなかった」といった主張を招きやすくなります。

就業規則の作成義務が生じる条件——「常時10人以上」の正しい数え方

作成義務は「常時10人以上の労働者を使用する事業場」に対して課されます。ここでいう「常時」とは、繁忙期に一時的に10人以上になるケースではなく、通常の業務状態において継続的に10人以上を雇用していることを指します。反対に、通常は10人以上在籍しているが一時的に9人になったとしても、義務は消えないと解されています。

また、重要なのが「事業場単位」で判断する点です。本社と支店が別々の場合、それぞれを独立した事業場として数えます。本社が20人でも支店が5人であれば、支店では義務は生じません（ただし本社の就業規則を支店にも適用する形で一括して届け出ることは認められています）。

人数のカウント方法についても注意が必要です。パートタイマーやアルバイト、期間雇用の従業員も雇用契約を結んでいる限りすべて人数に含まれます。一方、派遣スタッフは「派遣元」の労働者であるため、派遣先の事業場の人数には算入しません。

就業規則の作成義務——記載が必須の「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」

就業規則の記載事項は、法律上「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」に分類されます。

絶対的必要記載事項——必ず盛り込まなければならない内容

労働基準法第89条第1号から第3号が定める以下の事項は、就業規則が存在する限り必ず記載しなければなりません。

• 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇（シフト制の場合は勤務の種類と交代方法を含む）
• 賃金の決定・計算・支払い方法、賃金の締切日・支払日、昇給に関する事項
• 退職に関する事項（解雇事由を含む）

これらを欠いた就業規則は作成義務を履行したとはいえず、労働基準監督署から是正勧告を受ける可能性があります。

相対的必要記載事項——定める場合は必ず盛り込む内容

会社として制度を設ける場合には記載が義務付けられる事項です。以下のものが代表例として挙げられます。

事項	具体例
退職手当に関する事項	支給条件、計算方法、支払時期
臨時の賃金・最低賃金額	賞与・一時金の支給条件
食費・作業用品等の負担	制服代の自己負担ルール等
安全・衛生に関する事項	健康診断の受診義務等
職業訓練に関する事項	研修参加の義務・費用負担
表彰・制裁（懲戒）の種別・事由	譴責・減給・懲戒解雇の事由

特に注意したいのが懲戒・解雇に関する事項です。就業規則に懲戒事由と懲戒の種類が明確に定められ、かつ従業員に周知されていなければ、懲戒処分は無効と判断される可能性があります（最高裁平成15年判決：フジ興産事件参照）。問題行動を起こした従業員を解雇・懲戒しようとした際に「就業規則に根拠がない」として処分が覆るケースは、実際の労働紛争でも見受けられます。

就業規則を整備しないまま放置するとどうなるか——現実的なリスク

「小さい会社だから就業規則はなくても問題ない」と考えていると、次のようなリスクに直面することがあります。

懲戒処分・解雇が無効とされるリスク

懲戒処分を行うためには、①就業規則に懲戒事由と懲戒の種類が定められていること、②その就業規則が従業員に周知されていること、③処分が懲戒事由に該当し、かつ処分の重さが相当であること、という要件を満たす必要があると解されています。就業規則がなければ①②の要件を満たせず、会社が「解雇相当」と判断した場合でも、裁判になれば無効と判断される可能性が高まります。

労働基準監督署の調査・是正勧告・罰則

作成・届出義務に違反した場合、労働基準法第120条により30万円以下の罰金に処される可能性があります。また、労働基準監督署の調査が入った際に就業規則が存在しないと、他の労務管理上の問題も連鎖的に指摘されることが多く、是正勧告・再監督のきっかけになりかねません。

残業代・有給休暇トラブルへの対応が困難になる

残業の取扱い（固定残業代の設定など）、年次有給休暇の時季指定義務（労働基準法第39条）、育児介護休業法に基づく休暇の取得手続きなど、近年の法改正によって会社が整備すべき制度は増えています。これらを就業規則に反映しておかないと、「制度がない」として全額追加賃金を請求されたり、法令違反と指摘されたりするリスクがあります。

就業規則の作成から届出・周知までの手順

就業規則を新たに作成・届出する場合の基本的な手順は以下のとおりです。

• ①内容の作成：絶対的必要記載事項を漏れなく盛り込み、自社の実態に合ったルールを定める
• ②従業員代表の意見聴取：労働者の過半数を代表する者（または労働組合）から意見書を取得する。意見が「反対」であっても届出は有効
• ③労働基準監督署への届出：就業規則本体・意見書・就業規則届を管轄の労働基準監督署に提出（e-Govによる電子申請も可能）
• ④従業員への周知：常時閲覧できる場所への掲示・備え付け、またはデータによる開示など、誰でも確認できる状態にする（労働基準法第106条）

周知が不十分であると、就業規則の内容が労働契約の一部にならないと判断されるリスクがあります。社内イントラへの掲載、入社時の説明・署名受領なども有効な手段として考えられます。

就業規則を変更するときの注意点——不利益変更は慎重に

一度作成した就業規則は、法改正や会社の実態変化に応じて見直す必要があります。変更の際も、変更届・意見書・変更後の就業規則を管轄の労働基準監督署に届け出るとともに、従業員への周知が必要です。

特に注意が必要なのが「不利益変更」の場合です。賃金水準の引下げ、休日日数の削減、退職金支給条件の改悪など、従業員に不利になる変更を会社が一方的に行おうとすると、労働契約法第10条により、変更の合理性と周知を要件として判断されます。合理性が認められない場合、変更の効力は生じないと解されます。不利益変更を検討する際は、①変更の必要性、②内容の相当性、③代償措置や経過措置の有無、④従業員への事前の十分な説明と合意取得——これらを踏まえた丁寧な対応が求められます。

横浜を中心に企業法務を扱う弁護士に相談することで、変更内容が法的に有効かどうかの事前チェックや、従業員への説明方法のアドバイスを受けることができます。

10人未満の事業場でも就業規則を整備するメリット

義務がない場合でも、就業規則を作成しておくことには実務上大きなメリットがあります。第一に、遅刻・欠勤・服務規律違反に対する注意・指導・懲戒の根拠を明確にでき、「言った言わない」のトラブルを防げます。第二に、採用活動において求職者への労働条件の明示がしやすくなります。第三に、将来10人以上になったときに慌てて作る必要がなく、早めに整備しておくことで組織成長に備えられます。

実際、従業員が数名のうちから就業規則を整備している中小企業は、労務トラブルが生じたとき対応がスムーズであるというケースが多く見受けられます。

まとめ——就業規則の整備は会社を守る最低限の備え

就業規則の作成義務は常時10人以上の事業場に課されますが、それ以下の規模であっても就業規則の整備は会社を守るための重要な備えです。義務違反には罰則があるほか、就業規則が未整備の状態では解雇・懲戒処分が無効とされるリスクが高まります。また、近年の育児介護休業法改正など法改正への対応も、就業規則の適時更新によって行うことが求められています。

就業規則の内容が法的に有効かどうか、また自社の実態に即したルールが定められているかどうかを確認したい場合には、横浜で企業法務を扱う弁護士への相談をご検討ください。作成・見直しの段階からサポートを受けることで、後々のトラブルを未然に防ぐことにつながります。

※本記事は一般的な法律情報の提供を目的としており、個別の法律相談ではありません。具体的な案件については弁護士にご相談ください。