退職代行を使われた会社側の対応｜弁護士が解説する実務手順

ある朝、見知らぬ会社名で電話やメールが入り、「本日付で貴社の従業員○○さんの退職の意思をお伝えします。以後、本人への連絡はお控えください」と告げられる——。退職代行サービスの普及により、こうした連絡を突然受け取る中小企業が増えています。担当者としては「勝手に辞められるのか」「引き継ぎもないまま困る」「損害賠償を請求できないか」と、戸惑いや不満を覚えるのも無理はありません。

しかし、感情的に対応したり連絡を無視したりすると、かえって会社側が不利な立場に置かれることもあります。この記事では、退職代行を使われた会社が取るべき対応の流れを、退職代行業者の種類による違い、退職を拒否できるのかという疑問、有給消化・貸与品返却・引き継ぎ・損害賠償といった実務上の論点まで、横浜の弁護士が中小企業の目線で解説します。

退職代行とは？弁護士・労働組合・民間業者で対応範囲が違う

退職代行とは、従業員本人に代わって退職の意思を会社へ伝えるサービスです。近年は、上司に直接退職を切り出しにくい、引き止めが強い、といった事情から利用が広がっています。会社側が対応を考えるうえでまず重要なのは、連絡してきた退職代行の「運営主体」を確認することです。運営主体によって、法律上できることの範囲が大きく異なるためです。

運営主体	できること	交渉の可否
弁護士	退職意思の伝達に加え、未払い賃金・退職金・損害賠償などの法的交渉、訴訟対応	可能
労働組合（ユニオン）	退職意思の伝達、団体交渉権に基づく退職条件等の交渉	可能（団体交渉として）
民間業者（一般企業）	退職意思の「伝達」のみ	不可（交渉は非弁行為のおそれ）

民間業者が報酬を得て退職日や条件について会社と交渉することは、弁護士法第72条が禁じる「非弁行為」（弁護士でない者が報酬目的で法律事務を扱うこと）に該当するおそれがあると指摘されています。したがって、相手が民間業者である場合、退職条件・退職日・引き継ぎ方法などの交渉を持ちかけられても、会社がそれに応じる法的義務はないと解されています。まずは相手が誰なのかを冷静に見極めることが、対応方針を決める出発点になります。

退職代行の連絡が来たとき、会社がまずすべきこと

連絡を受けたら、次の点を順に確認・記録します。慌てて結論を出すより、事実を整理することが先決です。

• 本人の退職意思の確認：連絡してきた者が本当に本人から依頼を受けているか。委任状の提示を求める、または本人名義の退職届を提出してもらうことで、なりすまし等のリスクを避けられます。
• 運営主体の確認：弁護士・労働組合・民間業者のいずれか。名称や担当者名を控えます。
• 退職希望日と有給休暇の残日数：即日退職を求めているのか、有給消化を挟むのかを把握します。
• 連絡窓口の確認：以後の連絡を代行業者・代理人経由とするのか、返却物のやり取りはどうするのかを整理します。

退職代行を利用する従業員は、会社との直接のやり取りを避けたいと考えていることが多いです。本人への執拗な連絡や強い引き止めは、後に「退職強要」等のトラブルを招くおそれがあるため、必要な連絡は窓口を通じて行うのが穏当です。

会社は退職を拒否できる？民法627条の「2週間ルール」

「本人と話していないのに辞められるのは納得できない」「就業規則で退職は1か月前申出と決めている」といった理由で退職を拒みたいと考える経営者もいます。しかし、期間の定めのない雇用（いわゆる正社員など）については、民法第627条第1項が次のように定めています。

民法第627条第1項：当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。（出典：e-Gov法令検索）

この規定により、退職の意思表示が会社に到達すれば、会社が承諾するかどうかにかかわらず、原則として2週間の経過で雇用契約は終了すると解されています。したがって、退職代行による退職そのものを会社が拒否することは基本的にできません。就業規則に「退職は○か月前に申し出ること」との定めがある場合でも、退職の自由を大きく制限することは難しいと考えられています。

他方で、契約期間の定めがある有期雇用の従業員については、原則として期間満了までは一方的に退職できないのが建前です。ただし、民法第628条により「やむを得ない事由」があるときは直ちに契約を解除できるとされており、雇用形態によって結論が変わるため確認が重要です。

有給消化・貸与品返却・引き継ぎの実務対応

有給休暇の消化

退職代行を通じて残っている年次有給休暇の消化を求められることは少なくありません。年次有給休暇は労働基準法第39条に基づく労働者の権利であり、要件を満たしていれば会社は取得を認める必要があります。会社には時季変更権がありますが、退職日を超えて時季を変更することはできないため、退職までの間に有給を消化する形になるのが通常です。理由なく取得を拒むと、労働基準法違反として同法第120条の罰則（罰金）の対象となり得る点にも注意が必要です。

貸与品・私物の返却

パソコン、社用スマートフォン、制服、社員証、鍵などの貸与品は返却を求めます。本人が出社しないことが多いため、宅配便での返送を依頼するのが現実的です。逆に、会社に残された本人の私物（ロッカー内の荷物など）も、郵送等で返却します。送料の負担については、当事者間の合意で定めるのが穏当です。

引き継ぎ

引き継ぎがないまま辞められると業務に支障が出るため、会社としては引き継ぎを求めたいところです。可能な範囲で資料の提出や連絡先の共有をお願いすることは差し支えありませんが、退職の自由がある以上、引き継ぎを強制することはできないと解されています。過度な引き継ぎ業務を強いたり、それを理由に有給消化を認めなかったりすると、かえって会社側が責任を問われるおそれがあります。

損害賠償請求はできる？会社が避けるべき対応

「急に辞められて取引先に迷惑がかかった」「採用や教育にコストをかけたのに」という思いから、退職者に損害賠償を請求したいと考えるケースもあります。しかし、退職したこと自体を理由とする損害賠償は、労働者に退職の自由が認められていることから、原則として認められにくいと解されています。

もっとも、退職とは別に、故意に会社の機密情報や備品を持ち出した、横領があった、といった具体的な違法行為による損害があれば、その分について賠償を求める余地はあります。請求の可否は個別事情によって大きく変わるため、弁護士に相談したうえで慎重に検討することが望まれます。

会社が避けるべき対応として、退職の受理を拒み続ける、離職票の交付や社会保険の資格喪失手続きを故意に遅らせる、本人に執拗に連絡する、といった行為が挙げられます。これらは退職者の再就職や失業給付の受給に不利益を与え、会社が損害賠償や行政指導のリスクを負う原因にもなりかねません。感情的な対応は避け、事務手続きは淡々と進めるのが結果的に会社を守ることにつながります。

退職代行トラブルを防ぐための平時の備え

退職代行は「突然」使われるからこそ、平時からの備えが有効です。まず、就業規則に退職手続き・貸与品返却・引き継ぎに関する規定を整備しておくと、いざというときの対応の拠り所になります。貸与品の一覧や貸与時の記録を残しておくことも、返却トラブルの予防に役立ちます。

また、退職代行が使われる背景には、長時間労働・ハラスメント・退職を切り出しにくい職場風土といった根本原因が潜んでいることも少なくありません。日頃から相談しやすい環境を整えることが、退職代行そのものを減らす対策になります。退職に関連する場面では、退職勧奨や、退職者に対する競業避止義務など、他の法的論点が絡むこともあります。

よくある質問（FAQ）

退職代行からの連絡を無視したらどうなりますか？

無視しても退職の効力自体は民法の規定に従って進むため、会社にメリットはありません。むしろ離職票の交付や社会保険の資格喪失手続きが滞り、退職者から損害賠償を求められたり、行政から指導を受けたりするおそれがあります。退職代行の連絡であっても、事務手続きは通常どおり進めるのが適切と解されています。

会社は退職代行による退職を拒否できますか？

期間の定めのない雇用（正社員等）の場合、民法第627条第1項により、解約の申入れの日から2週間の経過によって雇用は終了します。会社の承諾は不要であり、原則として退職そのものを拒否することはできないと解されています。

退職代行の業者と退職条件を交渉しても大丈夫ですか？

運営主体によって対応できる範囲が異なります。弁護士や労働組合は交渉権限を持ちますが、民間業者が報酬を得て退職条件の交渉を行うことは弁護士法第72条が禁じる非弁行為に該当するおそれがあります。相手が民間業者の場合、退職日や引き継ぎ等の交渉に応じる義務はないと解されています。

退職者に損害賠償を請求できますか？

退職したこと自体を理由に損害賠償を請求することは、原則として難しいと解されています。もっとも、故意に会社の情報を持ち出した、横領があったなど、退職とは別の違法行為による具体的な損害がある場合には、賠償請求が認められる余地があります。個別の判断は弁護士にご相談ください。

本人に直接連絡してもよいですか？

退職代行を利用する従業員は会社との直接のやり取りを望まないことが多く、代理人を通すよう求められている場合に本人へ執拗に連絡すると、後にトラブルや違法性を指摘されるおそれがあります。返却物の確認など必要な連絡は、原則として代行業者・代理人を窓口に行うのが穏当と解されています。

まとめ

退職代行を使われたとき、会社に求められるのは冷静な事実確認と、法律に沿った淡々とした事務処理です。期間の定めのない雇用であれば、民法第627条により2週間で退職が成立し、会社が退職そのものを拒否することは原則できません。相手の運営主体を確認し、有給消化・貸与品返却・私物返還・引き継ぎを整理しつつ、本人への執拗な連絡や手続きの引き延ばしを避けることが、結果として会社を守ることにつながります。

もっとも、未払い賃金や退職金の請求、損害賠償の主張、労働組合からの団体交渉など、法的な交渉に発展するケースでは、対応を誤ると会社が思わぬ責任を負うことがあります。判断に迷う場面や交渉を伴う場面では、早めに弁護士へ相談することで、リスクを抑えながら適切に対応することができます。横浜のタングラム法律事務所では、こうした労務トラブルについて使用者側の立場から実務的なサポートを行っています。

※本記事は一般的な法律情報の提供を目的としており、個別の法律相談ではありません。具体的な案件については弁護士にご相談ください。